意见箱管理办法

一、目的

        为了使公司管理层能更好地倾听基层员工的心声，确保公司员工有效合理的申诉途径和最终公平、公正的受理结果，最终解决他们的各项需求，特制定本处理程序。

二、管理办法

        1. 钥匙保管：

        意见箱的钥匙由人才发展部相关负责人保管。 

        2. 定期检查：

        人才发展部相关负责人定期（每周一）打开意见箱检查，将信件取出；并留意意见箱是否完好无损，若意见箱有损坏，应及时通知安保部门进行维修。 

        3. 意见信存档：

        人才发展部将每次收到的意见信存档并记录。记录中应写明收件日期，信件内容，以及写信人（匿名信件标注为匿名）等基本信息。 

        4. 员工访谈： 

        收到员工投递的意见信当天，人才发展部立即向员工本人或者相关牵连人进行访谈，了解实际情况，并做详细的记录。  

        5. 意见处理： 

        HR 将意见进行分类处理。

        a) 若员工意见属于对公司政策、制度等提出意见，则先存档，每月汇总一次并向管理层汇报。如果意见有一定建设性再做处理；

        b) 若员工意见是与反骚扰、反歧视等道德相关的抱怨，则立即着手进行调查，依据公司相关政策做相应处理；

        c) 若员工意见是与环境设施、工作流程等相关的意见，则人才发展部向相关负责人员进行反映，并督促负责人员尽快处理。 

        6. 跟踪及反馈： 

        人才发展部人员负责监管员工意见处理的整个流程。意见妥善处理完毕后，人才发展部再次与员工，询问意见处理的满意度并做记录。如员工满意，则将员工抱怨表格填写完整，并交给员工签字确认 ，直接处理人签字确认。 

人才发展部门负责人定期（每月）向管理层汇报收集的员工意见（处理及未处理的）。

        7. 意见处理文件存档：

        人才发展部将签字确认的意见处理文件存档并妥善保管，将员工抱怨表格扫描为 PDF 电子文件并存档在人才发展部文件夹中。 

        三、匿名申诉和检举的方式

        1. 匿名申诉/检举：以书面形式写明申诉或检举的事项、原因、时间、地点、人物等不具名的申诉或检举；

        2. 申诉途径：将匿名信件投递在意见箱中；

四、匿名申诉和检举的流程

        1. 意见箱管理人员每周一定期打开意见箱，检查是否有匿名申诉信件；若有匿名申诉信件，请该信件交给人才发展部相关负责人员；

        2. 人才发展部相关负责人员接到匿名申诉信件，需在三个工作日内调查并了解相关事件的实际情况，并做好相关记录；

        3. 人才发展部相关负责人员在调查并了解实际情况后，需在七个工作日内对申诉事件进行答复或解决；

        4. 重大申诉不在以上时间范围内，便于调查取证；

        5. 对于匿名申诉信件中涉及的员工，绝对不实施打击报复及采取歧视政策；

人才发展部

2013 年 4 月 1 日